El valor del tiempo en la empresa chilena de la OCDE

Las cifras hablan por sí solas, y sus resultados son impactantes; Chile es el quinto país de la OCDE donde más horas se trabaja al año, es decir 12% más que el promedio de la Organización para Cooperación y el Desarrollo Económico, según el reciente ranking, pero ojo, este resultado no está directamente relacionado con productividad. El estudio ubica a Latinoamérica como una de las regiones con jornada laboral más larga y una productividad relativamente baja.Entonces ¿Qué es lo que está pasando?.

Las empresas son muy meticulosas en relación a la gestión de capital o al desarrollo de negocios para cada inversión nueva. Sin embargo, no aplican el mismo nivel de disciplina a la gestión del tiempo organizacional, y la mayoría de los ejecutivos no sabe a qué se dedica el tiempo colectivo de sus organizaciones. El problema del tiempo perdido no discrimina, por lo tanto, afecta a todas las industrias y las facetas de un negocio.

Nuestros hallazgos, muestran que la mayor parte de un día laboral típico se dedica a contestar correos electrónicos, llamadas de conferencia, realización de tareas sin valor o a reuniones poco productivas.

De acuerdo al artículo Your Scarcest Resource, publicado en Harvard Business Review, los ejecutivos reciben aproximadamente 200 correos electrónicos al día y más de 30.000 al año.Por lo tanto, con esta cantidad de correos electrónicos, pronto dedicarán por lo menos un día a la semana a administrar su comunicación electrónica.

El uso creciente de aplicaciones de mensajería instantáneay de externalización masiva (crowd sourcing) sólo empeora las cosas. Sin embargo, si estas comunicaciones frecuentes son monitoreadas, se podrían desarrollar protocolos que fomenten el uso eficiente de las aplicaciones de mensajería. La simplificación de la estructura corporativa mediante la consolidación de la gran cantidad de capas de gestión es otra manera de facilitar el flujo de la información en toda la organización.

Otro dato que arroja el estudio, es que se estima que las reuniones consumen más de dos días a la semana del tiempo de un ejecutivo, y el 15% del tiempo colectivo de una organización. Lo que generalmente vemos son organizaciones que no ejercen control sobre el proceso, lo que resulta en reuniones programadas a voluntad, con poca consideración por la duración o por quién deba asistir. Las personas deben ser responsables de las reuniones programadas y las pautas, tales como duración y cantidad de participantes, deben cumplirserigurosamente.

El informe de productividad de Alexander Proudfoot PLC, revela que hasta un 45% del tiempo total pagado en diversos sectores es dedicado a realizar tareas sin valor agregado.

La creación de una cultura sensible al tiempo comienza desde arriba. Los ejecutivos deben respetar el tiempo y considerar que tiene tanto valor como otras áreas importantes del negocio. Se debe tratar como un problema institucional y no como uno centrado en el individuo. En la mayoría de los casos, una mala gestión del tiempo proviene de causas que están tan profundamente arraigadas en los procesos centrales, que se convierten en una parte normal de la rutina diaria.

Para revertir estos índices, claramente se requiere de prácticas de planificación y de programación que agreguen transparencia al proceso de gestión del tiempo. El uso de una línea base controlada por datos como guía, sumado al liderazgo, puede impulsar el rendimiento y la responsabilidad en el trabajo mediante la asignación de montos específicos de tiempo a iniciativas claves.

La implementación de ciertos recursos, tales como informes diarios de operaciones, pueden establecer con precisión las áreas del negocio que están atrasadas. Los supervisores que trabajan junto con sus empleados son mucho más valiosos para la organización que los que están sentados detrás de un escritorio todo el día. Las habilidades de gestión activa les dará la capacidad para mejorar el desarrollo de los empleados mediante entrenamiento y capacitación.

Otros ejemplos o prácticas que parecen simples pero que definitivamente no se aplican en el desarrollo de reuniones, incluyen tener una agenda clara, preparación sólida, comenzar a tiempo y terminar temprano en caso que la productividad comience a disminuir. Un presupuesto de tiempo basado en cero, similar a una cuenta bancaria, podría usarse para “financiar” las reuniones con un monto limitado de tiempo valorado – motivando a las personas a que aprovechen cada oportunidad.

Los resultados están a la mano y los números son un indicio de que el tiempo no está del lado de las empresas. El tiempo hace la diferencia entre el éxito y el fracaso y puede ser la llave para una ventaja competitiva clave.

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Manola Robles es editora de opinión en Cooperativa.cl mrobles@cooperativa.cl
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