Responsabilidad del Comité de Administración con la Comunidad
La edificación en altura y las Comunidades acogidas a la Ley de copropiedad inmobiliaria están teniendo un fuerte aumento. Es más, en Chile existen más de 30 mil edificios y el 23,7% de la población vive en comunidad, según informa el Senado con motivo del proyecto que busca impulsar una nueva ley en esta materia.
En este ambiente creciente y con una ley desactualizada, que continúa sin resolver las obligaciones poco claras de la administración y el Comité, la rendición de cuentas insuficiente de parte de ellos con la comunidad y no permite una participación real de copropietarios y arrendatarios en la decisiones, podemos observar una serie de problemas desde las primeras ventas de un proyecto inmobiliario por garantías, prorrateo, fondo operacional,entre otros.
Los que se ven aumentados cuando los copropietarios forman el primer Comité de Administración y no tienen claro lo que están recibiendo, provocando dudas sobre el manejo de dineros y riesgo de multas por incumplimiento de leyes laborales y certificaciones.
En este sentido, es indispensable que las comunidades y su directiva cuenten con la asesoría de especialistas y conozcan las áreas de gestión en que deben estar involucrados e informados, para que logren actuar a tiempo en caso de errores o mal uso de los recursos comunes.
En este sentido, tal como existen sellos y certificaciones obligatorias para los edificios, la Ley de copropiedad inmobiliaria debería considerar una auditoría anual a la situación financiera, administrativa y legal de las comunidades.
Una de estas áreas es la contable, la que incluye los ingresos por Gastos Comunes, intereses, multas y uso de espacios comunes, así como los egresos por pago a trabajadores, proveedores y seguros. El Comité debe revisar cómo se registra cada movimiento, el uso del comprobante de pago y su correlativo, ver que los ingresos se reciban sólo con cheque o transferencia y velar porque cada gasto tenga respaldo fehaciente y fidedigno.
Otra área de gestión es la administrativa, en la que es necesario supervisar que la mantención de jardines, piscina y otros se realice correctamente, a un precio acorde al mercado.
Además, revisar los contratos de mantención de ascensores, bombas y calderas, ver que las visitas técnicas se cumplan y se registren. Asimismo, crear y respetar el proceso de autorización de pago, cotizaciones, y verificar la vigencia de seguros, certificaciones y sellos.
Por último, está el área legal. Para evitar demandas y multas, se deben revisar contratos, anexos, liquidaciones, imposiciones, capacitaciones y usar correctamente el libro de asistencia y de remuneraciones, cumpliendo con leyes laborales, días de descanso, vacaciones y horas extras.
Toda esta información y procesos que el Comité debe revisar requiere tiempo y conocimientos específicos.
Por nuestra experiencia, podemos afirmar que muchas veces los Comités de administración no manejan la Ley de copropiedad inmobiliaria y no han leído el reglamento de su propia comunidad. En este sentido, una auditoría les permitiría entender su situación y, a su vez, entregaría recomendaciones claras de mejora, logrando ahorros, eficiencia y tranquilidad para todos en el corto plazo.
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